Przewodnik dla osób zainteresowanych zakupem niszczarki do papieru Leitz

Dzisiaj, bardziej niż kiedykolwiek, niszczarka do papieru stała się niezbędnym wyposażeniem w każdej firmie, w domowym biurze czy w innym miejscu pracy.

W miarę rozwoju zarówno świata, w którym żyjemy, jak i sposobu, w jaki pracujemy, ilość dostępnych danych osobowych będzie się tylko zwiększać. Nieuchronnie stwarza to okazję dla kradzieży, naruszeń bezpieczeństwa i nadużyć.

Wiele osób uważa, że zasady ochrony danych osobowych zawarte w RODO odnoszą się tylko do danych elektronicznych, ale w rzeczywistości tak nie jest. Wobec zaostrzenia przepisów zarówno w trybie online, jak i offline, należy rozważyć przyjęcie rozwiązań bezpieczeństwa w odniesieniu do danych przechowywanych w wersji papierowej. Najbezpieczniejszym i najbardziej praktycznym wyborem jest niszczarka do papieru, ponieważ daje ona potwierdzenie, że dokumenty są rzeczywiście niszczone przez zaufanych pracowników.

Zakup niszczarki powinien być traktowany jako nieodłączny element ochrony prywatności i prawidłowego zarządzania danymi - niezależnie od tego, czy wykonujesz obowiązki zawodowe w domu, czy pracujesz w biurze firmy, czy też chcesz korzystać z niszczarki jako prywatny użytkownik.

Do wyboru jest wiele rodzajów niszczarek. Są one dostępne w różnych rozmiarach, z różnymi funkcjami i oferują różne poziomy bezpieczeństwa w zależności od sposobu, w jaki są cięte i niszczone dokumenty.

Nasz przewodnik dla osób zainteresowanych zakupem niszczarki zawiera wszystko, co należy wiedzieć o tych urządzeniach, i pomoże Ci dokonać najlepszego wyboru, aby zapewnić Ci ochronę przed kradzieżą danych osobowych, oszustwami i ludzkimi błędami - ponieważ w Leitz wiemy, że spokój ducha nie ma ceny.

Dlaczego niszczarka jest mi niezbędna?

Czy zastanawialiście się kiedyś, co zrobić z niepotrzebnymi dokumentami w domu lub w biurze? Zanim wyrzucisz je do kosza na śmieci lub pojemnika na makulaturę, zastanów się dwa razy.

W ciągu ostatnich kilku lat średnio jeden na pięciu obywateli UE doświadczył kradzieży tożsamości¹. Kradzież tożsamości kojarzy nam się z kradzieżą danych osobowych w internecie. Wystarczy jednak, by imię i nazwisko, adres i data urodzenia zostały wyłowione z jakiegoś zabłąkanego kawałka papieru przez przestępców, którzy mogą sklonować tożsamość danej osoby i zacząć wykorzystywać ją do nielegalnych celów.

Co gorsza, dane uwidocznione na wyciągu bankowym, pokwitowaniu zapłaty albo źle pociętej starej karcie debetowej lub kredytowej, umożliwiają komuś, kto wie, jak to wykorzystać, okradzenie Ciebie.

Taką samą ostrożność powinny zachować firmy, pozbywając się starych dokumentów. Czy dokumenty zawierają prywatne informacje o klientach lub pracownikach?  Jeśli tak, to są one objęte przepisami RODO dotyczącymi prywatności i ochrony danych.

Zwykłe wyrzucenie do śmieci dokumentów zawierających dane osobowe może stanowić naruszenie bezpieczeństwa danych, niezależnie od tego, czy dostaną się one w niepowołane ręce, czy nie.

Ponownie przypominamy: wystrzegaj się myślenia, że przepisy RODO mają zastosowanie wyłącznie do ochrony danych cyfrowych - tak nie jest. Zgodnie z zasadami RODO naruszenie bezpieczeństwa danych osobowych "może być szeroko zdefiniowane jako incydent bezpieczeństwa, który wpłynął na poufność, integralność lub dostępność danych osobowych" (podkreślenie własne). To, skąd pochodzą dane osobowe, nie ma znaczenia, ważne jest jedynie to, że ich poufność lub integralność zostały naruszone przez fakt, że stały się dostępne w taki czy inny sposób.

Są to główne powody, dla których usuwanie starych dokumentów należy traktować jako kwestię bezpieczeństwa danych. Niszcząc dokumenty w niszczarce, sprawiasz, że zawarte w nich informacje stają się nieczytelne.

Niszczarka stanowi zatem skuteczną pierwszą linię obrony przed kradzieżą tożsamości i oszustwami. Korzystanie z niszczarki pomoże również Twojej firmie działać zgodnie z RODO, zapobiegając potencjalnie wysokim grzywnom i utracie reputacji, które mogłyby mieć miejsce w wyniku naruszenia bezpieczeństwa danych.

Jak wybrać odpowiednią dla siebie niszczarkę?

Przy zakupie niszczarki do domu lub do firmy należy wziąć pod uwagę wiele kwestii. Wybór odpowiedniego modelu polega na dopasowaniu wymagań i budżetu do funkcji, jakie oferuje każdy model.

Zacznijmy od określenia Twoich potrzeb. Możemy je podzielić na dwie kluczowe kategorie - przeznaczenie i miejsce użytkowania niszczarki oraz poziom bezpieczeństwa.

Gdzie będziesz używać swojej niszczarki?

Określenie miejsca, w którym niszczarka będzie używana, jest użyteczną informacją w odniesieniu do kilku ważnych kwestii, które wpłyną na Twoją decyzję o zakupie.

Producenci często projektują niszczarki z myślą o konkretnym przeznaczeniu i miejscu użytkowania, dlatego często spotkasz niszczarki określane jako osobiste lub domowe, lub jako duże niszczarki biurowe itd.

Miejsce użytkowania niszczarki powiązane jest z odpowiedzią na inne pytania dotyczące jej działania i wymagań technicznych, takie jak:

• Ile osób będzie korzystało z niszczarki?
• Jak często będzie używana?
• Jaką ilość dokumentów będzie musiała zniszczyć na godzinę/dzień/tydzień itp.?
• Jak dużo miejsca masz na niszczarkę?
• Jaki poziom hałasu będzie dopuszczalny podczas pracy niszczarki?
• Co według Ciebie jest niezbędne, aby korzystanie z niszczarki było możliwie najbardziej efektywne i bezproblemowe?

Oto cztery przykłady typowych zastosowań niszczarek i najważniejsze kwestie, które należy wziąć pod uwagę przy zakupie każdej z nich.

Małe biuro

W małym biurze lub dziale firmy, gdzie kilka osób korzysta z tej samej niszczarki, urządzenie będzie używane częściej. Wytrzymałość i możliwość pracy przez dłuższy czas stają się zatem bardziej istotnym czynnikiem przy wyborze modelu.

Aby przyspieszyć pracę i uniknąć kolejek do niszczarki, warto wybrać model, który poradzi sobie z większą liczbą arkuszy. Jest to szczególnie przydatne przy niszczeniu dokumentów o dużej objętości i broszur bez konieczności podawania ich kartka po kartce.

Będziesz potrzebować także niszczarki, która poradzi sobie z materiałami innymi niż papier, aby mieć pewność, że zszywki i spinacze w dokumentach nie będą stanowiły problemu.

Najważniejsze cechy, na które należy zwrócić uwagę:

• Dłuższy czas nieprzerwanej pracy
• Większa pojemność ręcznego podajnika papieru lub obecność podstawowej wersji podajnika automatycznego
• Sygnalizacja informująca o konieczności opróżnienia pojemnika
• Technologia zapobiegania zacięciom
• Zgodność poziomu bezpieczeństwa z wymogami RODO

Pomieszczenie do drukowania i kserowania

Jeśli Twoja firma lub organizacja posiada pomieszczenie przeznaczone do drukowania i kserowania, to będzie ono idealnym miejscem do umieszczenia niszczarki.

W większych firmach skuteczną opcją jest zbieranie papierowych dokumentów przeznaczonych do usunięcia w jednym miejscu. Pomaga to również w zarządzaniu danymi, ponieważ można mieć pewność, że wszystkie dokumenty zawierające potencjalnie wrażliwe dane są traktowane w spójny sposób.

Jednak aby to osiągnąć, potrzebne jest urządzenie o dużej mocy, zdolne do niszczenia dokumentów na skalę przemysłową. W takim przypadku należy wybrać dużą niszczarkę, z dużym pojemnikiem na ścinki, zapewniającą maksymalny czas nieprzerwanej pracy i wyposażoną w automatyczny podajnik.

W przypadku niszczenia dużych ilości dokumentów, technologia automatycznego zapobiegania zacięciom może mieć znaczący wpływ na szybkość i wydajność, ponieważ w większości przypadków niszczarka sama usunie blokady i będzie kontynuować działanie bez absorbowania uwagi lub przerywania pracy.

Najważniejsze cechy, na które należy zwrócić uwagę:

• Maksymalna wielkość pojemnika na ścinki
• Maksymalny czas nieprzerwanej pracy
• Automatyczny podajnik mieszczący maksymalnie dużo kartek
• Funkcja automatycznego zapobiegania zacięciom
• Cyfrowy panel dotykowy
• Solidna konstrukcja i długoterminowa wytrzymałość
• Zaawansowany poziom bezpieczeństwa (do niszczenia dokumentów prawnych, zawierających dane wrażliwe i niejawne)

Jaki typ niszczarki zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa?

Niszczarki klasyfikuje się pod względem poziomu bezpieczeństwa w zależności od wielkości ścinków, na które tną dokument. Im mniejsze kawałki, tym wyższy poziom bezpieczeństwa, ponieważ istnieje mniejsza szansa, że ktoś będzie w stanie poskładać dokument z powrotem, aby pozyskać z niego poufne dane.

Miejsce użytkowania niszczarki może wskazywać, jaki powinien być zachowany poziom bezpieczeństwa - tradycyjnie mniejszy nacisk kładziemy na bezpieczeństwo w przypadku niszczenia dokumentów osobistych w domu, niż na przykład w sytuacji zarządzania utylizacją poufnych dokumentów w dużej korporacji.

Aczkolwiek nie jest to regułą. Wymagany poziom bezpieczeństwa zależy w całości od rodzaju pracy, którą wykonujesz, miejsca pracy, rodzaju dokumentów, których musisz się pozbyć oraz wszelkich powiązanych z tym wymogów prawnych. Nie chodzi przy tym po prostu o miejsce pracy, w którym niszczarka jest używana. Wielu pracowników ma dziś do czynienia z bardzo wrażliwymi materiałami, nawet jeśli pracują w domu.

Dlatego ważne jest, aby dokładnie przemyśleć swoje potrzeby w zakresie bezpieczeństwa i dobrać odpowiednią niszczarkę.

W Leitz kategoryzujemy wszystkie nasze niszczarki według branżowego standardu Protection Rating, inaczej zwanego P-Level (poziom bezpieczeństwa - P).

Im wyższy jest wskaźnik P przy danym modelu, tym wyższy jest poziom bezpieczeństwa. Możesz także spotkać oznaczenie DIN (Deutsches Institut für Normung), niemieckiej instytucji normalizacyjnej, która stała się de facto autorytetem w dziedzinie bezpieczeństwa niszczarek.

Opis funkcji niszczarki

Gdy już wiesz, czego potrzebujesz od niszczarki, możesz wybrać model, który spełni Twoje oczekiwania.

Mimo że niszczarki są często reklamowane jako „ niszczarki do użytku domowego" lub „profesjonalne niszczarki biurowe”, zalecamy, aby przed zakupem dokładnie przyjrzeć się wszystkim funkcjom urządzenia i upewnić się, że dany model naprawdę spełnia wszystkie nasze wymagania.

Gdy wybierasz niszczarkę, rozumiejąc dokładnie jej cechy i zalety, zwiększasz szanse na zakup modelu, z którego będziesz zadowolony i który zapewni Ci dobry stosunek jakości do ceny.

W tym rozdziale omówimy wszystkie najważniejsze cechy, o których należy wiedzieć, aby wybrać odpowiednią niszczarkę i z satysfakcją z niej korzystać.

Wielkość pojemnika na ścinki

Pojemnik na ścinki to „kosz” niszczarki, w którym umieszczane są wszystkie ścinki powstałe po pocięciu dokumentów. Pojemność pojemnika wskazuje, jak dużo ścinków może pomieścić, zanim trzeba go będzie opróżnić. Podawana jest ona w litrach, w liczbie kartek (tzn. ile pociętych na kawałki kartek A4 może pomieścić pojemnik, zanim się zapełni) lub w obu tych wartościach.

Ogólna zasada mówi, że im więcej dokumentów trzeba zutylizować i im częściej trzeba korzystać z niszczarki, tym większego pojemnika należy szukać. Wynika to z faktu, że rzadziej trzeba go będzie opróżniać, co sprawi, że pojemnik będzie bardziej wydajny i wygodny w obsłudze.

Pojemniki o bardzo dużej pojemności warunkują wielkość urządzenia, dlatego należy wziąć pod uwagę dostępną przestrzeń. Należy również pamiętać, że niższy poziom bezpieczeństwa oznacza szybsze zapełnianie się pojemnika, ponieważ większe ścinki zajmują więcej miejsca. Warto o tym pamiętać w przypadku modeli rekomendowanych do użytku domowego, które mają zwykle niewielkie rozmiary i niższy poziom P.

Rodzaj podajnika

Podajnik to otwór wlotowy, przez który pobierane są dokumenty do zniszczenia. Podajniki można podzielić na trzy podkategorie:

Ładowność:

Ładowność lub pojemność podajnika odnosi się do liczby kartek, które można jednocześnie wprowadzić do niszczarki. Jako standardową miarę, podawaną w specyfikacji modelu, przyjmuje się kartkę formatu A4 o gramaturze 80 g/m².

Ponieważ jednocześnie można niszczyć więcej niż jedną kartkę, większa ładowność pozwala na szybsze niszczenie dokumentów i jest zalecana w przypadku dużej liczby plików do utylizacji.

W razie potrzeby zniszczenia dokumentów większych od A4, wystarczy je złożyć do wymaganego formatu. Należy jednak pamiętać, że złożenie arkusza ma zasadniczy wpływ na jego grubość, a tym samym na liczbę niszczonych jednocześnie kartek dokumentu. We wszystkich niszczarkach IQ można utylizować dokumenty A3 złożone na pół, o ile liczba podawanych jednocześnie kartek nie przekroczy dopuszczalnej ładowności. Dlatego przy niszczeniu złożonych arkuszy należy brać pod uwagę ich objętość.

Wielkość podajnika:

Większość niszczarek jest przystosowana do niszczenia papieru w formacie A4. Dostępne są także modele z szerokim wejściem, dostosowanym do formatu A3 i warto je rozważyć, gdy planujemy niszczenie dużej liczby dokumentów w dużym formacie.

Zakup niszczarki z podajnikiem przeznaczonym do podawania kartek w formacie A3 eliminuje konieczność składania większych dokumentów przed zniszczeniem. Nie zmniejszając ładowności, można szybciej niszczyć duże dokumenty.

Niszczarka ręczna vs. automatyczna

Ręczne niszczarki do papieru to najczęściej spotykany typ niszczarek, w których dokumenty są wkładane do szczeliny niszczarki (tzw. otworu wlotowego) ręcznie.

Automatyczne niszczarki do papieru posiadają natomiast w pełni zautomatyzowany system, dzięki któremu Ty musisz jedynie umieścić plik dokumentów w podajniku, a niszczarka zajmie się resztą, automatycznie podając kartki przez wlot niszczarki. Jest to ogromna oszczędność czasu dla osób, które często niszczą duże ilości dokumentów.

Automatyczne podawanie papieru jest zalecane w przypadku potrzeby niszczenia dużej liczby dokumentów. Przykładowo, ręczne niszczarki Leitz IQ umożliwiają zniszczenie jednocześnie od 10 do 20 kartek. Niszczarki Leitz IQ Autofeed pozwalają natomiast zutylizować do 600 kartek w trakcie jednego cyklu.

Niszczarki automatyczne świetnie sprawdzają się w środowiskach o dużym natężeniu pracy, pomagając użytkownikom niszczyć dokumenty tak, jak jest im wygodniej.

Badania przeprowadzone przez Deep Blue Insight wykazały, że 47% osób "niszczy dokumenty na bieżąco" - czyli natychmiast, gdy tylko zajdzie taka potrzeba - podczas gdy 53% posiada miejsce, w którym przechowuje dokumenty wymagające zniszczenia, lub rutynowo segreguje dokumenty i niszczy je partiami.

Czas pracy niszczarki

Czas pracy niszczarki określa, jak długo urządzenie może być używane bez przerwy. Jest to zasadniczo miara wytrzymałości silnika - jeśli przekroczysz czas pracy niszczarki, ryzykujesz jej trwałe uszkodzenie. Większość nowoczesnych niszczarek automatycznie wyłącza się po przekroczeniu limitu czasu pracy, co stanowi zabezpieczenie przed awarią.

Oprócz czasu pracy, niszczarki mają również określany czas schładzania, czyli czas, jaki musi upłynąć od momentu osiągnięcia limitu czasu pracy, zanim będą mogły być ponownie użyte. Również w tym przypadku chodzi o to, aby nie dopuścić do przegrzania silnika.

W przypadku niedrogich niszczarek przeznaczonych tylko do użytku osobistego może się okazać, że czas pracy urządzenia jest bardzo krótki. Nie rodzi to jednak żadnych problemów, jeżeli musisz zniszczyć tylko kilka kartek naraz i nie musisz używać niszczarki zbyt często.

W miarę zwiększania ilości dokumentów i częstotliwości niszczenia, np. w biurze o wysokim natężeniu pracy, krótki czasy pracy urządzenia może być problemem. Nikt nie chce, aby niszczarka przerywała pracę w połowie wykonywanego zadania z powodu przekroczenia limitu czasu pracy lub aby trzeba było czekać na jej ostygnięcie.

Niszczarki Leitz IQ oferują długi czas pracy, który w przypadku modeli o większej pojemności wydłuża się do maksymalnie 240 minut nieprzerwanej pracy. Co równie ważne, wszystkie nasze niszczarki są wyposażone w lampki kontrolne, które informują o osiągnięciu limitu czasu pracy oraz gotowości do ponownego użycia.

Funkcje zapewniające bezpieczeństwo użytkowania

Posiadanie niszczarki niesie za sobą implikacje związane z zachowaniem bezpieczeństwa. Ostre noże pracujące z dużą prędkością stanowią znaczne zagrożenie dla bezpieczeństwa, jeżeli urządzenie nie jest używane prawidłowo.

Jeśli używasz niszczarki w domu, powinieneś zapoznać się z wytycznymi producenta dotyczącymi bezpiecznego użytkowania. W przypadku zakupu niszczarki do biura, należy uwzględnić jej użytkowanie w polityce BHP i odpowiednio przeszkolić wszystkich pracowników korzystających z niszczarki.

Aby ułatwić bezpieczną obsługę urządzeń, niszczarki posiadają szereg wbudowanych zabezpieczeń, które chronią przed wypadkami. Wspomnieliśmy już o kilku z nich, takich jak: funkcja Auto Start w ręcznych niszczarkach do papieru oraz wyłączanie po przekroczeniu limitu czasu pracy / zabezpieczanie przed przegrzaniem. Oto kilka innych funkcji, na które warto zwrócić uwagę:

• Auto Stop. Wyłącza silnik natychmiast po wykryciu zacięcia, dzięki czemu nie dochodzi do zablokowania papieru w urządzeniu.
• Funkcja cofania źle podanego papieru. Wycofuje źle pobrany papier, aby odblokować zacięcie, zapobiegając konieczności zbliżania ręki zbyt blisko do mechanizmu urządzenia.
• Blokada pojemnika na ścinki. Zapobiega uruchomieniu niszczarki w momencie, gdy pojemnik nie jest prawidłowo umieszczony.

Jak należy konserwować niszczarkę?

Funkcja automatycznego oliwienia i arkusze do oliwienia ostrzy

Przy prawidłowym użytkowaniu, niszczarki Leitz IQ są łatwe w obsłudze i konserwacji. Podstawowym wymogiem konserwacyjnym jest dbałość o ich stałe naoliwienie.

Oliwienie niszczarki zapobiega przywieraniu ścinków papieru do noży, co może powodować częstsze zacięcia papieru, a nawet zatarcie silnika. Podstawowym sposobem oliwienia niszczarki jest ręczne przepuszczenie przez urządzenie arkusza do oliwienia ostrzy. Niszczarka przepuszcza arkusz z olejem tak samo jak każdy inny arkusz i w trakcie tego procesu olej jest rozprowadzany po ruchomych częściach urządzenia. Tę czynność należy powtarzać mniej więcej raz w miesiącu. Regularne oliwienie zapobiega zacięciom papieru; gdy papier utknie w nożach, istnieje ryzyko, że podczas próby usunięcia zacięcia silnik będzie zbyt obciążony i będzie generował zbyt dużo ciepła, co może prowadzić do jego przegrzania.

Regularne opróżnianie pojemników na ścinki

Oprócz stałego przestrzegania limitu pojemności podajnika, kolejną wskazówką, jak zapobiegać zacięciom, jest konsekwentne opróżnianie kosza, aby zapobiec jego przepełnieniu. Jeśli pojemnik na ścinki zapełni się ponad miarę, ścinki papieru mogą dostać się do noży tnących i zwiększyć prawdopodobieństwo zacięcia.

Co mam zrobić, jeśli moja niszczarka się zepsuje?

Aby zapewnić sobie spokojne użytkowanie, należy upewnić się, że niszczarka posiada odpowiedni okres gwarancji zarówno na noże tnące, jak i na samo urządzenie, jak również kupić urządzenie od renomowanego producenta, z którym, w razie potrzeby, można się skontaktować bezpośrednio.

Niszczarki Leitz IQ są objęte przedłużoną gwarancją (po zarejestrowaniu urządzenia na stronie internetowej) oraz wsparciem działu obsługi klienta; odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania można znaleźć w sekcji FAQ na stronie internetowej.  Jeśli posiadasz już niszczarkę Leitz, zarejestruj ją tutaj.