Większość kierowników biur ma stały dylemat: jak sprawić, aby pracownicy, wychodząc z biura, pozostawiali swoje miejsca pracy uprzątnięte, a dokumenty prawidłowo posegregowane? Prośby lub przypomnienia zwykle trafiają w próżnię. Istnieje jednak kilka prostych sposobów na zaangażowanie zespołu w problematykę organizacji biura.

Czy musisz ciągle prosić swoich kolegów, aby utrzymywali porządek na swoim stanowisku pracy lub w firmowej kuchni? Stałe nadzorowanie organizacji biura może być męczące. Wszyscy pracownicy zazwyczaj odczuwają to samo: dzień pracy zaczynają ze znacznie lepszym samopoczuciem, jeśli miejsce pracy jest posprzątane. Przyjemne, a przede wszystkim uporządkowane środowisko pracy przyczynia się do większej koncentracji i wydajności oraz ma pozytywny wpływ na motywację. Jest to czynnik, którego nie należy lekceważyć.

Zasada nr 1: Umieszczenie wytycznych w widocznym miejscu

Aby cała praca nie spadała na barki jednej osoby, trzeba przestrzegać kilku prostych zasad, które powinny obowiązywać jednakowo wszystkich pracowników. Pierwszą podstawową zasadą jest uwidocznienie wszystkim tych zasad w miejscach, w których należy zachować porządek. Oznacza to, że nie będzie już można przeoczyć zadań i obowiązków, które inaczej byłyby ignorowane. Zawieś dobrze zaprojektowaną tablicę z dobrym tekstem lub plakat w dobrze widocznym miejscu, tak aby całe biuro poczuło się adresatem tego przesłania. Klarowny przekaz uniwersalnych zasad dotyczących pracy w biurze sprawi, że współpracownicy będą sobie nawzajem pomagać i przypominać o potrzebie ich przestrzegania.

Zasada nr 2: Ustalenie spójnych systemów organizacyjnych

Podejmij próbę ujednolicenia ogólnych i indywidualnych systemów organizacyjnych - od księgowości po miejsca pracy poszczególnych pracowników - zapewniając przy tym wszystkim dostęp do niezbędnych akcesoriów biurowych, od segregatorów po pudełka do przechowywania. Raz wyuczone reguły, np. w zakresie organizacji i kolorystyki produktów do przechowywania czy teczek na dokumenty, będą lepiej przyswojone. Spójny system organizacyjny tworzy również porządek wizualny, co przyczynia się do kreowania atmosfery harmonii w biurze.

Zasada nr 3: Mniej znaczy więcej

W przepełnionym rzeczami miejscu pracy utrzymanie porządku jest znacznie trudniejsze. Bądź minimalistą. Ograniczenie akcesoriów na biurku do niezbędnych przyborów ułatwi Ci zapanowanie nad chaosem. Aby uniknąć stosów wymieszanych dokumentów i ogólnego rozgardiaszu na biurku, trzeba je regularne porządkować i trzymać pod ręką tylko to, co najważniejsze. Proste systemy do przechowywania z kilkoma folderami czy kolorowe półki lub pudełka z wyraźnymi oznaczeniami, np. daty i tematu, pomagają szybciej zidentyfikować zawartość i prawidłowo przypisać ją do tematu. Za porządkiem na biurku przemawia jeszcze jeden bezkonkurencyjny argument: chaos na biurku zmniejsza produktywność.

Zasada nr 4: Wspólne dbanie o porządek

Porządek w biurze poprawia samopoczucie pracowników i przyczynia się do tworzenia dobrej atmosfery w pracy. Dlatego ważne jest, aby wyjaśnić współpracownikom, że stosowanie podstawowych zasad na rzecz utrzymania porządku ma pozytywny wpływ na każdego i że wszyscy pracownicy poczują się dzięki temu bardziej komfortowo. Regularne podejmowanie wspólnych działań w tym kierunku jest nie tylko właściwe, ale także promuje pozytywny związek między firmą a pracownikami. Mogą to być na przykład wspólne wiosenne porządki lub sprzątanie na koniec miesiąca. Niewielka nagroda dla najlepszego działu pobudzi zespoły do rywalizacji i wniesie do akcji porządkowej trochę zabawy.