Die Welt der Arbeit hat sich verändert. Eine große Anzahl an Angestellten arbeiten inzwischen mindestens einmal pro Woche von zu Hause aus, und viele streben sogar danach, Vollzeit von zu Hause aus zu arbeiten.

Gleichzeitig sind zahlreiche Unternehmen inzwischen zu 100 % remote. Das heißt, sie betreiben keine traditionellen Büros oder Geschäftsräume, in denen die Mitarbeiter arbeiten. Alles ist digital und verstreut.

Da sich die Arbeitsstrukturen geändert haben, müssen sich auch die Einstellungspraktiken ändern. Das Anbieten von Remote Working (Fernarbeitsplätzen) hat klare Vorteile. Auf der Suche nach den besten Talenten können Sie sich auch in der Ferne umsehen. Da keine Kosten für Büroräume, Ausrüstung oder Annehmlichkeiten anfallen, sind die Kosten für Telearbeiter geringer. Es gibt immer mehr Beweise dafür, dass Angestellte zu Hause produktiver sein können.

Aber für jedes Unternehmen, das zum ersten Mal Fernarbeitsplätze anbietet, gibt es eine Menge zu bedenken. IT steht ganz oben auf der Liste. Remote Working oder hybrides Arbeiten setzt die richtige Software und Konnektivität voraus, damit Teams über die Entfernung hinweg effektiv zusammenarbeiten können.

Dank des Cloud Computing sind Lösungen, die das Arbeiten aus der Ferne ermöglichen, heute leicht verfügbar. Aber es geht um mehr als nur das Hinzufügen eines neuen Benutzerkontos zu der von Ihnen gewählten Software-Suite. Wie integriert man einen neuen Mitarbeiter im Home-Office und macht ihn zu einem Teil des Teams? Wie handhaben Sie Ausbildung und Betreuung? Wie überwachen Sie ihre Fortschritte und stellen sicher, dass sie sich gut einleben?

Diese und andere Überlegungen sind Teil des Onboarding-Prozesses. Traditionell wäre dies alles persönlich geschehen. Neue Mitarbeiter würden ihre Kollegen persönlich treffen und kennen lernen, sie könnten einen Mentor zugewiesen bekommen, der ihnen zeigt, wo es lang geht, und sie würden an Schulungen und Einführungen teilnehmen, um sie auf den neuesten Stand zu bringen.

Das Onboarding von Remote-Mitarbeitern ist eine andere Sache. Sie stellt unterschiedliche Herausforderungen und erfordert unterschiedliche Ansätze. Wie wird es also gemacht? In diesem Leitfaden und der Checkliste für das Remote-Onboarding finden Sie die wichtigsten Punkte, die Sie wissen müssen.

Welchen Zweck hat das Onboarding von Remote-Mitarbeitern?

Jeder neue Mitarbeiter braucht Zeit, um sich in seine Rolle einzufinden, sich mit den Abläufen und der Arbeitsweise vertraut zu machen, sich in das Team zu integrieren und so weiter. Je schneller dies geschieht, desto eher werden sie mit ihrer höchsten Produktivität arbeiten können. Onboarding zielt darauf ab, den Weg zu ebnen, damit neue Mitarbeiter ihr Bestes geben können.

Beim Remote-Onboarding müssen Sie berücksichtigen, wie ein neuer Mitarbeiter positive Arbeitsbeziehungen zu Kollegen aufbauen kann, die er nie persönlich kennenlernt. Oder die zusätzliche Abhängigkeit von der IT.

Die allgemeinen Ziele des Onboarding von Remote-Mitarbeitern lassen sich folgendermaßen zusammenfassen:

• Sicherstellen, dass ein neuer Mitarbeiter alles hat, was er braucht, um seine Arbeit effektiv aus der Ferne zu erledigen.
• Schaffung der Voraussetzungen für den Aufbau positiver Arbeitsbeziehungen zwischen dem neuen Mitarbeiter und seinen Kollegen.
• Erledigung aller Aufgaben, die für die Einstellung des neuen Mitarbeiters erforderlich sind, vom Papierkram über die IT bis zur Schulung.

Checkliste für den Leitfaden zum Remote-Onboarding

Bei der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters gibt es viel zu bedenken. Viele Unternehmen halten es für sinnvoll, einen formalen Prozess zu entwickeln, den sie bei jedem neuen Mitarbeiter wiederholen können. Auf diese Weise können Sie eine Checkliste mit Aufgaben abarbeiten, um sicherzustellen, dass Sie alles abdecken.

Hier finden Sie eine vorgeschlagene Checkliste für das Onboarding von Remote-Mitarbeitern.

1. E-Mail oder Brief zur Begrüßung von Neueinsteigern. Sobald das Stellenangebot angenommen wurde, sollten Sie den neuen Mitarbeiter offiziell im Team willkommen heißen. Vielleicht möchten Sie dazu einen Video- oder Sprachanruf einrichten. Aber auch dann ist es eine gute Idee, eine Willkommens-E-Mail oder einen Brief zu schicken. Dies ist eine Gelegenheit, dem neuen Mitarbeiter die wichtigsten Informationen schriftlich mitzuteilen, z. B. das Anfangsdatum, was ihn am ersten Tag erwartet, wie er sich in die Unternehmenssysteme einloggt usw. Es ist auch eine Chance, die Unternehmenskultur zu vermitteln, den so wichtigen Prozess des Beziehungsaufbaus einzuleiten und eventuelle Bedenken des Mitarbeiters zu zerstreuen. Sie können dies tun, indem Sie allgemeine Fragen beantworten und einfach einen herzlichen und freundlichen Empfang bieten.
2. Zugang zu IT-Systemen und Überprüfung der Ausrüstung. Die Arbeit im Home-Office hängt grundlegend von der IT ab. Ein wichtiger Teil des Onboarding-Prozesses für Remote-Mitarbeiter ist die Einrichtung von Benutzerprofilen für alle von Ihrem Unternehmen verwendeten Systeme. Sie müssen auch prüfen, ob die Mitarbeiter mit diesen Systemen vertraut sind, und sie bei Bedarf schulen. Ebenso sollten Sie prüfen, welche IT-Hardware dort vorhanden ist. Viele Unternehmen ziehen es aus Sicherheitsgründen vor, externen Mitarbeitern Firmenlaptops und Mobiltelefone zur Verfügung zu stellen. Oder Sie stellen VPNs, Firewalls und andere digitale Sicherheitstools zur Verfügung, die per Fernzugriff auf den eigenen Geräten installiert werden können.
3. Überprüfung der Ausstattung des Heimbüros. Als verantwortungsbewusster Arbeitgeber sollten Sie nicht nur für die IT-Ausstattung sorgen, sondern auch dafür, dass Ihr neuer Mitarbeiter alles hat, was er braucht, um zu Hause sicher zu arbeiten. Die ergonomische Einrichtung von Heimarbeitsplätzen wird im Vergleich zu dem hohen Stellenwert, den sie mittlerweile in Unternehmen hat, kaum beachtet. Aber Menschen im Home-Office sind genauso anfällig für Rückenschmerzen, RSI und andere Langzeitverletzungen, die auf eine schlechte Körperhaltung bei der Arbeit zurückzuführen sind. Ein bewährtes Verfahren in diesem Bereich ist die Versendung eines Fragebogens während der Einarbeitung, in dem nach Tischen, Stühlen, Bildschirmhöhen usw. gefragt wird. Die Bereitstellung geeigneter Bürostühle Laptop- und Monitorständer, Handgelenkstützen und mehr tragen dazu bei, dass Mitarbeiter auch Zuhause gesund und produktiv bleiben.
4. Stellen Sie das Team vor. Ein Nachteil der Telearbeit besteht darin, dass es für die Menschen, insbesondere für Berufsanfänger, nicht so leicht ist, eine Bindung zu den Menschen aufzubauen, mit denen sie arbeiten. Aber es gibt Dinge, die Sie tun können, um das zu erreichen. Das beginnt schon beim Onboarding. Richten Sie einen Gruppen-Videoanruf ein, um das Team vorzustellen. Sobald man sich persönlich vorgestellt hat (natürlich virtuell), fügen Sie den neuen Mitarbeiter zu allen Slack-Kanälen, WhatsApp-Gruppen und anderen Kommunikationstools hinzu, die seine direkten Kollegen nutzen. Vielleicht können Sie ein virtuelles soziales Ereignis wie ein Quiz veranstalten, um das Eis zu brechen.
5. Dokumentation und Unternehmensrichtlinien. Papierkram ist ein unvermeidlicher Teil jedes Einführungsprozesses, ob nun aus der Ferne oder anderswo. Bei Neueinsteigern, die remote arbeiten, ist es am effizientesten, den Arbeitsvertrag, Geheimhaltungsvereinbarungen und andere offizielle Dokumente per E-Mail oder Dateifreigabe zu versenden und ihnen zu erklären, wie sie diese digital unterzeichnen können. Das Gleiche gilt für alle Unternehmensrichtlinien, die sie lesen müssen. Ganz allgemein können Sie Ressourcen zur Verfügung stellen, die mehr über den Hintergrund, die Werte und die Ziele des Unternehmens aussagen.
6. Persönliche Entwicklung. Wie bereits erwähnt, besteht eines der Hauptziele des Onboarding darin, einen neuen Mitarbeiter so schnell wie möglich in die Lage zu versetzen, sein Bestes zu geben. Es wird unweigerlich eine Lernkurve geben. Aber das Ziel der Einarbeitung ist es, sie so kurz wie möglich zu gestalten. Richten Sie alle erforderlichen Schulungen so bald wie möglich nach dem Starttermin ein. Viele Unternehmen setzen auf Mentoren- oder Buddy-Systeme für neue Mitarbeiter, damit diese von einem erfahrenen Teammitglied lernen können. Es ist hilfreich, sich Ziele zu setzen und die Fortschritte regelmäßig zu überprüfen. Erklären Sie dem neuen Mitarbeiter, wo er in zwei Wochen oder einem Monat stehen soll und wie dies überprüft wird. Und natürlich sollten Sie immer darauf hinweisen, dass sie Hilfe bekommen können, wenn sie Probleme haben.

Einen noch ausführlicheren Leitfaden für das Onboarding neuer Mitarbeiter finden Sie in unserem Leitfaden für neue Mitarbeiter.